Những lỗi sai có liên quan gì đến văn hóa lãnh đạo? Tại sao lại không được phép mắc sai lầm? Cách tốt nhất để quản lí các “lỗi sai” trong quản lí là gì trước diễn biến kinh tế - xã hội toàn cầu hiện nay?

Vietnam Report trân trọng giới thiệu quan điểm của Giáo sư Tiến sĩ Fredmund Malik – Chủ tịch Viện Malik (Thụy Sĩ), một trong những chuyên gia về lãnh đạo và quản lí có tầm ảnh hưởng hàng đầu thế giới, “hình tượng người chỉ huy trong cả lý thuyết lẫn thực hành quản lí” (theo Peter F. Drucker).

Ảnh: GS. Fredmund Malik, tác giả cuốn sách "Quản lý hiệu quả trong một thế giới Đại chuyển đổi".

Cuộc Chuyển đổi Vĩ đại Thế kỉ 21 không thể được làm chủ bằng các phương tiện thông thường nữa, vì trong Thế giới Cũ đã không còn những kiến thức đủ để giải quyết các thách thức mới hiện nay. Đây là lí do tại sao việc chuyển tới những “vùng đất” chưa được biết tới là cần thiết, và trên thực tế là không thể tránh được. Những con đường được xây nên tới các vùng đất mới bằng cách bước đi và khám phá, thử và sai. Trường hợp mà không có kiến thức tồn tại, thử-và-sai là phương pháp duy nhất, đồng thời cũng là tốt nhất.

Việc mắc sai lầm

Thứ gọi là “Văn hóa mới của Sai lầm” giống như một phong trào được đưa vào cuộc tranh luận về quản lí đúng tại thời điểm mà hầu hết mọi thứ đang thay đổi. Bạn có thể mắc sai lầm? Nên có một lần như thế, thậm chí là bắt buộc phải phạm lỗi sai hay không?

Việc chấp nhận sai lầm trong kinh doanh còn tương đối mới mẻ. Nó chưa được áp dụng trong các tổ chức khác như bệnh viện, bởi các lỗi sai trong hoạt động y tế có ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe và đời sống của người dân. Tuy nhiên, việc mắc sai lầm đã trở thành một chủ đề liên quan tới văn hóa đáng ngạc nhiên trên một số phương tiện truyền thông nhất định, trong một loại hình huấn luyện và đào tạo nhân sự đặc biệt. Khá hợp lí khi yêu cầu xử lí các lỗi lầm tốt hơn ở nơi mà quản lí bị chi phối bởi những ý tưởng hạn hẹp và quan liêu.

Việc mắc sai lầm có tính hai mặt của nó: vừa cách tân, vừa phá hoại. Điều quan trọng là phải phân biệt được ở đâu và khi nào thì có thể mắc sai lầm, đặc biệt là vì lí do gì? Được toàn quyền hành động với các sai lầm trong quản lí có thể gây ra thiệt hại khủng khiếp.

Cần phân biệt ba tình huống cơ bản: Sai lầm trong hoạt động kinh doanh, sai lầm liên quan đến hoạt động cách tân, và sai lầm liên quan đến việc thay đổi hay định vị không rõ.

Rõ ràng mục đích mắc sai lầm không phải là việc tạo ra những lỗi sai, mà là học hỏi được gì từ chúng. Có ít nhất hai cách để học hỏi từ những sai lầm: học từ những sai lầm của chính mình và học từ những sai lầm ở người khác.

Không có “giấy phép” cho việc mắc sai lầm

Chỉ cần một vài câu hỏi đơn giản đã khiến nhiều điểm trở nên rõ ràng trong một cuộc thảo luận về việc mắc sai lầm: Bạn có đồng ý bay với một hãng hàng không tự hào về những sai sót ở phi công của mình? Bạn có đưa con đến bệnh viện với lời tuyên bố rằng nhiệm vụ của họ chấp nhận những lỗi sai? Câu trả lời cho các câu hỏi này luôn giống nhau: “Tôi không nghĩ như thế”. Vậy nó có nghĩa như thế nào?

Một số người nói rằng có thể mắc sai lầm, nhưng cũng không nên mắc sai lầm tương tự lần thứ hai. Điều đó chắc chắn là tốt hơn nhiều, những liệu nó đã đủ chưa? Phải chăng không nên mắc bất cứ lỗi sai nào, thậm chí là có một thời điểm tội lỗi? Một dược sĩ có thể đưa sai thuốc, hay một bác sĩ phẫu thuật có thể phạm lỗi khi đang làm công việc của mình bao nhiêu lần?

Một biến thể khác cần quan tâm: Có thể mắc sai lầm, nhưng chỉ là để học hỏi từ chúng mà thôi. Thực tế là sai lầm xảy ra ngay cả với những công việc quản lí tốt nhất, đây là điều chúng ta phải chấp nhận; nhưng dùng thực tế này để làm cớ tạo ra một “giấy phép” chung cho phép việc mắc sai lầm, thậm chí tự hào về “văn hóa thất bại” và thúc đẩy nó như một sự tiến bộ bất thường trong công tác quản lí thường không được minh bạch.

Không có "giấy phép" cho việc mắc sai lầm. Nguồn: Internet.

Một câu châm ngôn tốt hơn

Câu châm ngôn thích hợp để quản lí đúng và tốt nên là như sau: Bạn không thể mắc sai lầm. Đó là nguyên tắc cơ bản cần phải được áp dụng, đặc biệt là trong hoạt động kinh doanh, trong những lĩnh vực mà các tổ chức đều cần phải hoạt động đúng và có hiệu quả trên cơ sở đạt được điều ấy mỗi ngày.

Chỉ khi nào nguyên tắc này được chấp nhận thì sự khác biệt mới trở nên hữu ích. Ví dụ, phòng Nghiên cứu và Phát triển của một công ty phải được phép thử nghiệm. Tuy nhiên, điều này liên quan rất ít tới việc cho phép mắc những sai lầm theo nghĩa trước đó. Các thử nghiệm được tiến hành dưới điều kiện có sự kiểm soát, nhờ thế các lỗi sai sẽ không có hậu quả nghiêm trọng.

Khá rõ là những người mới bắt đầu sẽ “mong đợi” các sai sót, cho dù mọi người đang được đào tạo và làm quen với công việc của họ, tích lũy kinh nghiệm. Một cách khôn ngoan, các hoạt động như thế thường tách biệt với hoạt động kinh doanh hiện tại, hoặc được thực hiện dưới sự giám sát và hướng dẫn cho đến khi chắc chắn rằng nó sẽ không có nhiều sai sót nữa, vì đó chính là mục đích của việc đào tạo.

Không cần phải thảo luận xa hơn về những lợi ích có thể có được nhờ việc mắc sai lầm trong các buổi hội thảo chuyên đề, vì sự tiến bộ bình đẳng có thể được thực hiện bằng cách đơn giản là học như bình thường, trong khi áp dụng trí tuệ và tư duy – một lợi thế tuyệt vời mà các nhà quản lí có. Tuy nhiên, những cá nhân giữ vị trí điều hành cũng có nghĩa vụ phải xem xét mọi thứ một cách cẩn thận và cân nhắc tất cả thật thận trọng, nghiêm túc.

Thử và sai: Logic của sự tiến hóa

Phương pháp luận Agile đặc biệt đòi hỏi một “văn hóa sai” mới để đáp ứng các nhiệm vụ ngày càng phức tạp trong việc phát triển phần mềm và công nghệ thông tin.

Thay vì lập kế hoạch cho quá trình một cách hoàn thiện và cực kì chi tiết, từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc theo dự kiến, những bước đi ngắn đã được xác định và lập kế hoạch riêng lẻ, sau đó được đánh giá xem liệu chúng có đi đúng hướng hay không. Nếu không, chúng có thể được sửa chữa; nếu có, chúng có thể tiếp tục được phát triển. Một quy trình cứng nhắc, thiếu tính thích ứng được thay thế bằng logic thử-và-sai. Đối với nhiều dự án về công nghệ thông tin, đây dường như là một tiến bộ lớn, làm hài lòng nhiều người khi nhìn từ quan điểm này.

Đó là một cách tuyệt vời để thực hiện việc này – trong trường hợp chúng ta không có lựa chọn nào để thay thế. Các quy trình không thực sự mới mẻ, nhưng nó đã có 4 tỉ năm tuổi. Nó tương tự như nguyên tắc thử-và-sai, vừa cần thiết vừa tối ưu nếu không có kiến thức, bởi vì chúng ta đang tiến vào vùng đất không có trên bản đồ – chúng ta phải đi tới một nơi mà chưa có con đường nào được biết tới. Những con đường sẽ được tạo ra bằng các bước đi.

Đó là logic của sự tiến hóa trong hàng tỉ năm. Nó cũng là một trong những nguyên lí của quản lí hệ thống điều khiển học, và được dùng để làm chủ sự phức hợp một cách thông minh.

Thử-và-sai là nguyên tắc phỏng đoán tốt nhất để định vị một nơi chưa ai có kiến thức về nó, cũng là chắc chắn đối với các cuộc chuyển đổi cơ bản. Nguyên tắc phỏng đoán này là tiền thân của các thuật toán phổ biến hiện nay về số hóa. Phỏng đoán là bước tiến tuần tự được sử dụng để khai phá hướng và khoảng cách của một đích đến chưa được xác định chính xác. Một người biết mục đích là gì, nhưng không biết nó ở đâu.

Những trò chơi có thể giúp chúng ta hiểu rõ nguyên tắc này. Trong trò chơi, có hai loại quy tắc. Thứ nhất, những quy tắc liên quan đến cách chơi – những quy tắc của trò chơi theo cách hiểu thông thường. Đây là những thuật toán. Thứ hai, những quy tắc liên quan đến cách thắng. Đây là những phỏng đoán, cũng như khi chơi cờ vua: Đặt các quân hiệp sĩ của bạn ở vị trí trung tâm, vì đó là nơi chúng mạnh nhất.

Ngược lại với những quá trình tìm kiếm ngẫu nhiên, phỏng đoán giúp chúng ta tiếp cận một điểm đến chưa xác định được bằng các phương pháp thăm dò theo quy tắc hoặc thông qua sự thử nghiệm mục tiêu. Cần có một cách tiếp cận chuyên nghiệp với các nguyên tắc định vị phỏng đoán, nhất là trong những giai đoạn biến chuyển lớn – nhưng điều này không liên quan gì đến thứ không được xem xét đó, gọi là “văn hóa sai” trong quản lí.

Xử lí các sai lầm một cách chính xác

Những sai lầm không được chấp nhận ở hầu hết các ngành nghề trong một xã hội hiện đại. Nó không có gì khác biệt như khi chúng ta nói về “tích cực” hay “văn hóa sai tiêu cực”. Quy tắc này áp dụng cho các bác sĩ phẫu thuật tim, kiểm toán viên và phi công – vậy tại sao nó lại không thể áp dụng cho giám đốc điều hành và nhân viên của họ? Tại sao chúng ta lại được phép bất cẩn, nhất là các nhà quản lí? Những người mà thậm chí còn đi xa hơn để tuyên truyền về “văn hóa thất bại” dường như sống trong một thế giới không có tính chuyên nghiệp và sự cẩn trọng. Họ cũng không có vẻ gì là đã nghe về trách nhiệm pháp lí và các thiệt hại.

Người ta không thể mắc sai lầm. Đây phải là nguyên tắc cơ bản mà dần dần có thể nới lỏng ra với sự kiểm duyệt: Khi nào, ở đâu, do ai và dưới những điều kiện nào thì có thể mắc sai lầm – những lỗi sai không xuất hiện dưới bất kì trường hợp nào, và tại điểm nào là không thể phát triển được nếu không mắc sai lầm?

Quan điểm này đôi khi bị thách thức bởi sự khẳng định rằng có những tổ chức mà nhân viên không làm gì cả, mọi người đều trốn tránh vì sợ mắc sai lầm. Thực sự có những tổ chức như vậy.

Một vài yếu tố có thể dẫn đến sự phát triển theo chiều hướng đấy, bao gồm cả lỗi sai trong quản lí nghiêm trọng, nhất là khi đối phó với những sai lầm. Có thể chắc chắn rằng những nhà nhà quản lí mà đổ lỗi cho nhân viên của mình sẽ đánh mất lòng tin của nhân viên. Một cách khác chắn chắn đánh mất sự tin tưởng ở họ là liên tục thay đổi các quy tắc mà không có bất cứ thông báo trước nào. Cách tiếp cận sai lầm trong việc xử lí các lỗi sai có thể đơn giản làm tê liệt một công ty, nhưng bất ngờ cho phép mắc sai lầm thì không mang lại giải pháp nào.

Việc tránh những thủ thuật như vậy có thể được gọi là “văn hóa sai”, nghĩa là văn hóa tại nơi những sai lầm tương tự được tránh đi. Tốt hơn hết là nên duy trì một nền văn hóa chuyên nghiệp trong quản lí, một nền văn hóa hiệu quả và hiệu suất.

Thanh Huyền

Theo VietNamNet