Bắt mọi người làm việc cùng nhau không phải là điều dễ dàng, và tiếc là nhiều nhà lãnh đạo bỏ qua những điều cơ bản của việc xây dựng một tập thể, một nhóm để chạy đua trong việc giành lấy thành công mà mình nhắm tới.

Nhưng hành động của bạn trong những tuần và những tháng đầu có thể có một tác động lớn tới kết quả mà nhóm của bạn mang lại. Những bước cần thực hiện để thiết lập nhóm của bạn lên hướng tới thành công? Làm thế nào để bạn hình thành các chỉ tiêu nhóm, thiết lập mục tiêu rõ ràng, và tạo ra một môi trường mà tất cả mọi người cảm thấy thoải mái và có động lực để đóng góp?

Những điều các chuyên gia nói

Cho dù bạn đang tiếp quản một đội ngũ hiện có hoặc bắt đầu một nhóm mới, điều quan trọng là bạn phải dành thời gian để thiết lập cách bạn muốn nhóm của bạn làm việc chứ không chỉ là những gì bạn muốn họ đạt được. Những tuần lễ đầu tiên rất quan trọng. "Mọi người hình thành ý kiến khá nhanh chóng, và những ý kiến này có xu hướng dính với nhau", Michael Watkins, người đồng sáng lập của Genesis Advisers và tác giả The First 90 Days nói. "Nếu bạn không có thời gian tìm ra cách để đội ngũ làm việc tốt, các vấn đề luôn luôn xuất hiện," Mary Shapiro, người giảng dạy về hành vi tổ chức tại Simmons College và là tác giả của Hướng dẫn trở thành người lãnh đạo. "Bạn có thể thanh toán trả trước hoặc bạn phải trả sau đó." Dưới đây là làm thế nào để đưa nhóm của bạn đi đúng huớng ngay từ lúc bắt đầu.

Khuyến khích mọi người hiểu nhau

"Một trong những ưu tiên hàng đầu của bạn là nên để các thành viên trong nhóm giới thiệu về nhau và khuyến khích họ tìm hiểu kỹ hơn về đồng nghiệp của mình" Shapiro nói. Thêm nữa, "chống lại các yêu cầu về việc ngay lập tức bắt đầu nói chuyện về công việc và kết quả mong muốn đạt được," mà thay vào đó là tập trung thay bồi dưỡng tình bạn thân thiết trong nhóm. Trong thực tế, điều này có thể là tổ chức các buổi họp với các bài tập nhóm. Đối với các nhóm ảo, nó có thể có nghĩa là bắt đầu xây dựng nhóm bằng các cuộc gọi để cập nhật thông tin về tình hình của mỗi người hoặc tổ chức những giờ nghỉ vui vẻ nơi mọi người có thể nói chuyện thoải mái với nhau. Một bài rèn luyện đặc mang tính hiệu quả cao là để mọi người chia sẻ về những kinh nghiệm họ có được khi làm việc theo nhóm, bao gồm những trải nghiệm tốt nhất và tồi tệ nhất, Shapiro nói. Thảo luận về những động lực tốt và xấu sẽ giúp mọi người hiểu được về những hành vi mà họ muốn khuyến khích và tránh những điều có thể gây cản trở họ đi về phía trước.

Thể hiện những gì bạn cho là đúng

Sử dụng những tương tác ban đầu của bạn với các thành viên như một cơ hội để giới thiệu giá trị của bạn. Giải thích những gì đằng sau mỗi quyết định của bạn, những ưu tiên của bạn, và cách mà bạn sẽ đánh giá hiệu suất của đội, cá nhân và tập thể. Hướng dẫn họ thông qua những số liệu mà bạn sử dụng để đánh giá sự tiến bộ, để họ hiểu làm thế nào họ sẽ được đánh giá và những gì bạn mong đợi từ họ. "Các thành viên sẽ muốn biết bạn định nghĩa thành công như thế nào," Shapiro nói. Bằng cách trao đổi tầm nhìn và giá trị của bạn, bạn sẽ cho nhóm của bạn thấy rằng bạn đang cam kết một mức độ lành mạnh của tính minh bạch, Watkins nói, và "tạo đà tích cực xung quanh mình trong vai trò mới."

Giải thích cách bạn muốn nhóm làm việc

Bạn cũng cần phải giải thích chi tiết cách bạn muốn nhóm làm việc. Khi có sự xuất hiện của các thành viên mới, không nên mặc định rằng các thành viên kỳ cựu sẽ giải thích cho các tân binh mới cách làm việc trong nhóm thế nào hoặc cách để có được sự giúp đỡ từ mọi người; đó là công việc của bạn với tư cách là một nhà lãnh đạo để thiết lập những kỳ vọng và giải thích quy trình làm việc. Nếu bạn không đưa ra những chỉ tiêu rõ ràng cho tất cả mọi người, bạn có nguy cơ tạo ra một môi trường mà ở đó mọi người cảm thấy bị loại trừ, không chắc chắn, hoặc không muốn đóng góp.

Đưa ra các mục tiêu một cách rõ ràng

Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của một nhà lãnh đạo nhóm là thiết lập các mục tiêu đầy tham vọng mà nhóm của bạn có tiềm năng đạt được. Làm rõ những gì nhóm đang hướng tới và bạn mong đợi đạt được điều đó như thế nào. Bằng cách đặt các mục tiêu đầu vào, việc đưa ra quyết định sẽ được rõ ràng hơn và hiệu quả hơn, và bạn sẽ đặt ra khuôn khổ trong việc tổ chức nhóm với tính trách nhiệm cao. Nhiều nhà quản lý khi kế thừa sự lãnh đạo của một nhóm, thường không có nghĩa là họ tạo ra những mục tiêu mới mà làm rõ những cái hiện có. "Thực sự là điều hiếm hoi khi mà ai đó tham gia vào và xác định lại mục tiêu cho nhóm một cách sâu sắc," Watkins nói. Trong những trường hợp đó, thách thức của bạn với tư cách là một người quản lý là tổ chức lại vai trò hoặc chiến lược một cách tốt nhất để đạt được các mục tiêu trong tầm tay.

Giữ cửa mở

Nếu có một điều mà các nhà quản lý mới cần phải nhớ, đó là việc giao tiếp trong những ngày đầu là rất quan trọng. Làm thế nào bạn làm điều đó - thông qua các cuộc họp lớn, gặp trực tiếp từng người, email, hoặc chia sẻ báo cáo tiến độ - sẽ thay đổi từ mức độ nhóm tới quản lý, nhưng bất cứ phương pháp truyền thông là gì, thì hãy "làm nhiều nhất mà bạn có thể," Shapiro cho biết: . Watkins đồng ý: "Tôi chưa bao giờ gặp phải một tình huống mà một thành viên trong nhóm nói, “Chúa ơi, tôi muốn các ông chủ sẽ ngừng giao tiếp với tôi. Tôi rất chán nghe từ cô ấy.” Bạn không bao giờ nghe thấy điều đấy trong nhóm của tôi.”

Ghi điểm sớm

Xác định và giải quyết vấn đề kinh doanh một cách nhanh chóng sẽ có tác động và để lại ấn tượng đầu trên tới các thành viên trong nhóm của bạn, Watkins nói. Bạn không thể ghi điểm với nhóm khi một sự thất vọng của nhân viên lâu năm được thể hiện ra hay một quá trình làm việc lỗi thời vẫn được áp dụng. Hành động nhanh chóng chứng minh rằng "bạn đang kết nối và học hỏi." Nhưng quan trọng nhất, đạt được một "chiến thắng đầu" xây dựng động lực cho cả nhóm. "Điều đó thúc đẩy mọi người", ông Shapiro, "và đây có thể là một tác nhân vô hình bạn cần sau này nếu mọi việc trở nên khó khăn."

Nguyên tắc cần nhớ

Nên làm:

-Hãy đưa ra quyết định một cách rõ ràng và bạn sẽ đánh giá sự tiến bộ của nhóm như thế nào

-Khuyến khích các thành viên trong nhóm kết nối - giao tiếp tốt hơn sớm sẽ giúp tránh những hiểu lầm và kết quả nghèo nàn sau này

-Xem xét các rào chắn hay sự bất bình để sửa chữa chúng- điều này sẽ khiến bạn giành được thiện cảm và truyền cảm hứng cho nhóm

Không nên làm:

-Cố gắng hoàn thành công việc mà không cần xây dựng mối quan hệ với các thành viên

-Giả sử rằng các thành viên mới hiểu cách bạn hay người khác làm việc - dành thời gian để giải thích các thắc mắc và đặt ra kỳ vọng.

-Ngại giao tiếp thường sớm - bạn luôn có thể thực hiện điều này trở lại khi nhóm đang làm việc tốt

Nghiên cứu trường hợp # 1: Khi có sự nghi ngờ, giải quyết qua giao tiếp

Czarina Walker, người sáng lập và Giám đốc điều hành của công ty phần mềm InfiniEDGE, đã gặp phải một cuộc khủng hoảng. Mới đây, cô đã tiếp quản một nhóm nghiên cứu kết hợp giữa các kỹ sư và nhân viên sáng tạo cho một dự án mới. Với kinh nghiệm kì cựu đội ngũ kỹ thuật hàng đầu, cô cho rằng cách tiếp cận quản lý tối giản rằng mà cô đã áp dụng cho các nhóm khác nhau trong nhiều năm qua cũng sẽ hiệu quả với nhóm này. "Tôi nhận thấy những nhân viên sáng tạo có một số hiểu biết về quá trình làm việc của đội ngũ kỹ thuật, và biết cách chúng tôi đã làm việc nhờ việc chia sẻ trên văn phòng," Czarina Walker nói.

Nhưng vấn đề xuất hiện ngày từ những bước đầu. "Đội ngũ kỹ thuật của tôi không có vấn đề gì trong việc trình bày những gì đã xảy ra, điều đạt được và điều chưa đạt được ," Czarina Walker nói. Nhưng chiến thuật tiêu chuẩn này khiến các kỹ sư của cô cảm thấy giống như một trò chơi đổ lỗi cho các nhân viên sáng tạo. "Họ cảm thấy bị ném vào quá trình này; nó giống như được mời đến một đội xử bắn”. Sự bất bình tăng dần, và chẳng bao lâu cô đã gặp khó khăn khi muốn mọi người tham dự các cuộc họp tư hàng tuần. "Kết quả là, dự án bắt đầu một cách chính xác như những gì bạn không mong nó xảy ra - với rất nhiều thất vọng và thù oán," cô nói.

Czarina Walker công nhận rằng thất bại trong việc thiết lập các chuẩn mực giao tiếp là một phần nguyên nhân. Cô đã không cho thấy mục đích rõ ràng của các cuộc họp, và đã không giải thích được rằng cuộc họp của mình không nhằm mục đích chỉ trích mà để đưa mọi người cùng đi trên một hướng. "Vì vậy, tôi đã phải làm một cái gì đó tôi không bao giờ phải làm trước đây: thực hiện việc giao tiếp," Czarina Walker nói. Cô ngồi xuống với cả hai nhóm để thống nhất các mục đích của các cuộc họp, và việc cô mong đợi họ làm việc như thế nào, trong khi giải quyết mối quan tâm của mỗi nhóm.

Nỗ lực của cô đã được đền đáp. Dự án được hoàn thành đúng thời hạn, và các thành viên trong nhóm sáng tạo báo cáo rằng họ cảm thấy quá trình này là một kinh nghiệm quý giá. Czarina Walker nói, "Việc này có giá trị nó, bởi vì các dự án tiếp theo sẽ trở nên trơn tru hơn rất nhiều."

Nghiên cứu trường hợp # 2: Xây dựng các kết nối bên ngoài văn phòng

Trong thập kỷ qua, Nate Riggs, người sáng lập của công ty tiếp thị NR Media Group, đã chạy một văn phòng ảo với các nhân viên nằm rải rác trên khắp đất nước. Nhưng năm nay, sau khi nhận ra công ty cần một cơ sở thực sự để phát triển việc kinh doanh của mình, Nate chuyển công ty đến trụ sở chính ở Columbus, bang Ohio.

Bởi vì một số nhân viên vẫn làm việc từ xa và những người khác báo cáo với văn phòng hàng ngày, Nate nhận thấy rằng những thách thức và sự thiếu giao tiếp có thể phát sinh giữa các nhóm, một trong số họ là nhân viên mới. Vì vậy, ông đã tổ chức một khóa dã ngoại ngoài trời ở Columbus, một sự kết hợp của cuộc họp chiến lược, gặp gỡ khách hàng và các sự kiện xã hội sau giờ làm. "Sự phát triển nhóm đã trở nên rất tuyệt vời", Nate nói.

Những nỗ lực xây dựng nhóm mang lại lợi ích trước mắt. "Chúng tôi còn có rất nhiều động lực. Tuần đầu tiên của chúng tôi trở lại, chúng tôi đã thực hiện công việc trong khoảng nửa thời gian mà chúng tôi đã mất trước kia, "Nate nói.

Để duy trì năng lượng, nhóm nghiên cứu tại tập hợp mỗi tuần trên Google Hangout với một cuộc họp được tổ chức. Nate cũng có các cuộc họp thường xuyên từng ngày với mỗi thành viên trong nhóm để có được thông tin cập nhật tình trạng và đánh giá lại mục tiêu. "Chúng tôi cố gắng giữ sự tương tác với nhóm, nhưng không quá nhiều khiến cản trở việc thực hiện công việc," ông nói.

Ông cũng đã khuyến khích nhóm để duy trì các kết nối xã hội mà họ thành lập ngoài giờ làm việc. Để tăng sự vui vẻ xung quanh khu vực uống nước, nhân viên gần đây đã tung ra một nhóm chủ đề, thường xuyên chia sẻ câu chuyện cười, tin tức thú vị, và những câu chuyện hài hước với đồng nghiệp. "Đối với tôi, đó là dấu hiệu của một nền văn hóa tập thể?" Nate nói. "Chúng ta đều có một thứ gì đó mà chúng ta có thể cười với nhau."